• Organisez
  • Espaces de travail
  • Gestion des accès et actions
  • Synchronisation tous périphériques
  • Collaborez
  • Proximité & Temps réel

UNE TRIPLE APPROCHE DU PARTAGE

Destinée à toutes les entreprises, la solution de travail collaboratif en ligne iExtranet répond à l’ensemble de vos besoins de partage de fichiers :

Collaborer efficacement et en temps réel avec des collaborateurs nomades, des filiales, des clients, des prestataires ou des partenaires.

Diffuser des fichiers de manière simple et sécurisée, quels que soient leur nombre, leur taille ou leur format.

Mettre à disposition vos fichiers en un clic et transformez vos dossiers en espaces de travail en ligne en gardant le contrôle des accès et actions.

UNE TRIPLE APPROCHE DU PARTAGE

RICHESSE FONCTIONNELLE

RICHESSE FONCTIONNELLE

Polyvalence : A la différence d’une solution grand public, iExtranet ne se limite pas au stockage et au partage de documents. La plateforme offre un large panel d’outils collaboratifs ainsi que des fonctionnalités de prévisualisation et de recherche avancées. Elle accompagne ainsi l’ensemble du cycle de vie de vos documents, fluidifiant les échanges.

Administration hiérarchisée : iExtranet intègre une gestion fine des rôles définissant les fonctionnalités auxquelles chacun a accès ainsi que des options d’administration avancées. Vous pouvez ainsi organiser facilement le travail collaboratif autour de vos projets. Par ailleurs, des outils statistiques sont à votre disposition pour suivre les activités de la plateforme.

Mobilité : l’application mobile d’iExtranet synchronise en temps réel l’ensemble de vos documents sur tous vos périphériques. Vos projets vous suivent ainsi dans vos déplacements, aussi bien au sein de l’entreprise qu’à l’extérieur.

DES MODULES COMPLEMENTAIRES

iExtranet s’ajuste à vos besoins les plus spécifiques grâce à de nombreux modules :

Sécurité avancée

  • Authentification forte par SMS ou par certificat
  • Partage de documents en lecture seule
  • Contrôle des DRM (permettant un contrôle total des fichiers PDF et Office, même une fois téléchargés)

Easydrive – lecteur réseau virtuel : Travaillez sur vos fichiers iExtranet directement depuis votre poste de travail, aussi simplement que s’ils étaient stockés en local.

Modification simultanée et Workflow de validation (simple ou sur mesure)

Synchronisation automatique

Signature électronique à valeur probante

Outil de classification des données (personnalisation des codifications et règles de classement)

Gestion des fichiers associés

DES MODULES COMPLEMENTAIRES

SECURITE

SECURITE

iExtranet vous garantit une sécurité optimale à chaque étape de vos projets collaboratifs. Accès, stockage, partage et modification des données sont protégés et contrôlés grâce à un ensemble d’options et de paramètres de sécurité.

Sécurité des accès : chiffrement des mots de passe, détection des attaques par force brute et alerte immédiate…

Sécurité des fichiers stockés : traçabilité des consultations et modifications de fichiers, filigrane dynamique nominatif prévenant la diffusion non autorisée des documents, compression et chiffrement des données à partir de passphrases choisies par le client, HSM (module matériel de sécurité), contrôle à distance des fichiers…

Sécurité des échanges : un protocole de chiffrement TLS protège le transfert, la synchronisation et le partage des documents.

En savoir plus sur la sécurité

Cas client et cas d'usage

Jean-Paul Gaultier
Jean-Paul Gaultier s’appuie sur la solution iExtranet d’Oodrive pour faciliter ses échanges de documents
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jean paul gaultier Jean-Paul Gaultier SA est une entreprise française de luxe fondée en 1982 par le couturier Jean-Paul Gaultier et par Francis Menuge. Reconnue dans le monde entier pour ses créations, la société possède trois grandes catégories de métiers : la mode, le parfum et les produits de beauté. Afin d’optimiser la rapidité et la facilité des échanges avec leurs prestataires internes et externes, le groupe a adopté la solution iExtranet Entreprise d’Oodrive.

Un besoin d’améliorer la rapidité et la fiabilité des échanges

Dans un monde connecté, il est désormais impossible de faire l’impasse sur l’échange de fichiers en version numérique. Ces passerelles de partage posent néanmoins le double problème des documents volumineux et de la sécurité. Les échanges de documents, photographies, maquettes, ou encore affiches sont autant de difficultés qui ralentissent le bon déroulement des projets avec les interlocuteurs qu’ils soient internes ou externes. Le groupe Jean-Paul Gaultier avait besoin d’un outil rapide et simple d’utilisation afin de garantir simplicité et sécurité dans l’échange des fichiers.

Afin de répondre à cette problématique, Jean-Paul Gaultier a choisi Oodrive, spécialiste européen de gestion en ligne de fichiers qui travaillait déjà avec un licencié du groupe. Grâce à la solution iExtranet Entreprise, solution d’échanges de fichiers en ligne dédiée aux professionnels, Jean-Paul Gaultier a ainsi facilité l’échange de ses fichiers avec ses différents partenaires.

En effet, depuis le début de sa collaboration avec Oodrive en janvier 2011, Jean-Paul Gaultier peut désormais partager ses données en ligne beaucoup plus rapidement et ce, sans avoir besoin de faire appel à un webmaster externe. De plus, cette solution offre à l’entreprise une plus grande liberté dans les échanges et un contrôle plus important sur les fichiers téléchargés.

La solution iExtranet, entre simplicité, fiabilité et rapidité d’utilisation

En effet, il est possible de mettre en place des logins et mots de passe en fonction des destinataires des échanges, pour assurer une totale confidentialité des documents. Les employés gèrent eux mêmes l’ouverture des droits d’accès au document et à l’espace de stockage, ce qui offre une plus grande autonomie à l’ensemble des services.

« Lorsque Oodrive nous a contacté, nous utilisions une solution extranet avec des fonctionnalités limitées qui ne nous permettait pas de respecter nos délais. La plateforme iExtranet nous fait gagner en efficacité et ce, en nous permettant d’envoyer nos documents et photos à nos différentes cibles dans les heures qui suivent un défilé ou un événement. » déclare Thoai Niradeth, Responsable Production & Evénementiel chez Jean-Paul Gaultier.

La solution simplifie donc les échanges avec tous les prestataires de la société : que ce soit les services de presse et de communication internes à Jean-Paul Gaultier mais aussi les journalistes, les stylistes, les photographes et les commerciaux. De plus, grâce à sa flexibilité, la solution propose différentes capacités de volume pour un partage et une collaboration en ligne, s’ajustant ainsi au mieux aux besoins de l’entreprise.

« Oodrive est positionné, depuis l’origine, sur le marché des solutions SaaS et Cloud. Les solutions d’Oodrive sont flexibles, simples d’utilisation, extrêmement intuitives et permettent de répondre aux besoins des entreprises en terme de partage et de sauvegarde des données en ligne.  Nous sommes ravis que la SA Jean-Paul Gaultier ait fait le choix de notre solution iExtranet afin de simplifier et sécuriser ses échanges de documents », déclare Edouard de Rémur, Directeur Commercial Moyennes et Grandes Entreprises du Groupe Oodrive.

Vranken
Pour améliorer la qualité de ses services, Vranken-Pommery Monopole choisit la solution iExtranet d’Oodrive
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vrankenVranken-Pommery Monopole est un groupe familial fondé en 1976. 2ème acteur en Champagne, son portefeuille comprend les grandes marques VRANKEN et ses Cuvées Diamant et Demoiselle, POMMERY et ses Cuvées Louise et POP, CHARLES LAFITTE, et HEIDSIECK & CO MONOPOLE.
 
La société possède trois grandes catégories de métiers : la vigne, l’élaboration des vins de champagne, de porto et de rosé ainsi que leur distribution et commercialisation. Afin d’améliorer la sécurité de leurs échanges avec leurs prestataires dans chaque service, le groupe a adopté la solution iExtranet Entreprise d’Oodrive.


Un besoin d’optimiser les échanges de documents afin de rendre les services autonomes

L’échange de fichiers en version numérique est aujourd’hui incontournable mais pose le double problème des documents volumineux et de la sécurité. Les échanges d’images, fiches techniques, comptes-rendus, photographies, cahiers des charges, produits ou encore affiches sont autant de difficultés qui ralentissent le bon déroulement des projets avec les interlocuteurs internes et externes. Le groupe Vranken-Pommery Monopole a rencontré ces problèmes dans plusieurs de ses services. Le service marketing, et le service on trade notamment, avaient besoin d’une solution rapidement pour répondre aux attentes de leurs prestataires.
 
Grâce à la solution iExtranet Entreprise, solution d’échanges de fichiers en ligne dédiée aux professionnels, les forces de vente de Vranken peuvent échanger des fichiers volumineux de manière sécurisée. En effet, l’entreprise peut mettre en place des logins et mots de passe en fonction des destinataires des échanges, pour assurer une totale confidentialité des documents. Les employés gèrent eux même l’ouverture des droits d’accès au document et l’espace de stockage, ce qui permet une plus grande autonomie à l’ensemble des services. De plus, chaque service (marketing, on trade, off trade, export, …) dispose d’un gestionnaire de la plateforme et peut ajouter un nombre illimité d’utilisateurs.
 
Parce que la solution iExtranet Entreprise propose une gestion unitaire des utilisateurs, un gestionnaire différent pour chaque service, une réelle autonomie des services et une limite sur l’espace de stockage plutôt que sur le nombre d’utilisateurs, Vranken-Pommery Monopole a choisit de faire appel à Oodrive. « Nous ne pouvions pas nous permettre d’avoir une solution limitée au nombre d’utilisateurs car nous avons beaucoup de prestataires différents, que ce soit des commerciaux, des agences de publicité ou des clients. Cette souplesse a été déterminante dans notre choix », déclare Sandrine Warnier, responsable E-Marketing de Vranken-Pommery Monopole.

 

La solution iExtranet, entre simplicité et rapidité d’utilisation

Depuis le 3 février 2011, la solution a permis au groupe Vranken d’affranchir l’informatique de la création et la gestion des accès, mais aussi de rendre les employés autonomes en leur permettant des échanges plus professionnels avec les différents contacts, prestataires, clients, commerciaux.
 
« L’un des principaux atouts de la solution est aussi son application mobile. Nous pouvons l’utiliser depuis un iPad, un iPhone ou un BlackBerry, avec accès aux dernières mises à jour, aux dernières versions des fichiers et aux derniers tarifs en temps réels ! », souligne Sandrine Warnier.
« Sur l’iPad par exemple, tous les envois de documentation passent par iExtranet, plutôt que de devoir envoyer des fichiers volumineux par e-mail. De plus, des notifications avertissent nos prestataires dès lors que nous avons déposé des fichiers en ligne pour eux », ajoute-t-elle.
 
La solution simplifie donc les échanges avec les prestataires. Les commerciaux peuvent par exemple obtenir un récapitulatif journalier de leurs échanges pour une meilleure gestion de leur temps, ce qui leur assure un réel confort. De plus, la solution propose différentes capacités de volume pour un partage et une collaboration en ligne adéquats qui s’ajuste aux mieux aux besoins du moment.
 
« L’intégration du service s’est faite de manière plutôt rapide pour notre entreprise. Les responsables des services ont été formés en amont et la solution iExtranet a été déployée dans les services très simplement. L’approche commerciale et la relation client d’Oodrive a d’autant plus séduit, et nous savons que nous pouvons leur faire confiance », conclut-elle.
Au sein de l’entreprise Vranken-Pommery Monopole, la solution iExtranet Entreprise a donc largement été adoptée.